Я не спеціаліст з автоматизації і не технічна людина. Кілька років тому запустив інтернет-магазин засобів для догляду за волоссям. Професійна косметика, інструменти, різні парикмахерські штучки… Також є облікова програма для товарів і замовлень та менеджер. З часом, звісно, замовлень стало більше, разом з ними зросло й навантаження в роботі.
Далі розповім детальніше, але, якщо коротко, то стало дуже багато ручної безглуздої роботи. Купа помилок, які я та менеджер виправляємо довше, ніж займаємося нормальною роботою. Я зрозумів, що витрачає час не туди. До цього ж рівень задоволення моїх клієнтів дуже впав…
Цю статтю я пишу не як експерт, а як підприємець, який пройшов через цей бардак і хоче поділитися досвідом. Можливо, вам це допоможе зекономити час, сил і нерви.
Як усе працювало без інтеграції
На сайті — одне. В програмі — зовсім інше. Наприклад, на сайті вказано, що товар є в наявності. Людина оформлює замовлення, а менеджер потім відкриває програму і бачить, що товару просто нема. І починається: дзвінок клієнту, вибачення, пропозиції замінити товар… І не завжди клієнт готовий чекати чи погоджуватись. Частина просто йде.
Ще один прикол — замовлення з сайту ми вручну переносили в облікову систему. Бо вся аналітика, клієнти, замовлення зберігаються тільки там. Сайт для нас — це просто “вітрина”, а вся серйозна робота велася в програмі. Тому доводилось копіювати все вручну: ПІБ, телефон, позиції, суми, яка оплата, доставка… А тепер уявіть, що таких замовлень 50 за 4 години.
Щось забув — потім шукай, де загубилось. Неправильно переніс — плутанина в залишках. І ще платиш людині за те, щоб вона цілий день займалась копіпастом. Або наймаєш ще працівника просто робити ручну роботу.
Чому самостійно зробити це було нереально
Я спочатку теж думав, що все просто. Знайду програміста, дам йому доступ до сайту, поясню, що хочу, і через тиждень усе буде готово. Але в реальності все взагалі не так.
По-перше, більшість облікових систем — це не якісь CRM із гарними кнопками й готовими інтеграціями. Всі ми розуміємо, що такі програми дуже складні. Тим бач наша дописана неодноразово і різними програмістами.
По-друге, звичайно, сайт і програма “говорять різними мовами”, тобто написані на різних мовах програмування. Зі сторони програми програміст має правильно відправляти дані, а зі сторони сайту – правильно їх приймати.
Ми пробували самотужки це все зробити. Зверталися до різних програмістів. Хтось намагався писати щось схоже на синхронізацію, потім усе ламалось, щось зникало, частина даних не підтягувалась. Як зрозуміло, я лише більше витрачав грошей і часу.
До кого звернувся
У якийсь момент я просто вбив у Google щось типу “інтеграція сайту з обліковою системою” і почав шукати, хто реально робить такі речі. Натрапив на Bitstudio, прочитав, що вони мають в цьому досвід, і вирішив написати їм.
Мене відразу підкупило те, що вони говорять нормальною мовою. Без “давайте спочатку тиждень все обговорювати”, без води. Я одразу пояснив ситуацію — сайт, облікова система, купа ручної роботи, і що хочу: щоб дані між сайтом і програмою нарешті синхронізувались.
Вони не лізуть у саму облікову систему, але добре знають, як налаштувати сайт так, щоб він міг приймати правильно дані, вставляти їх в потрібні місця і відправляти замовлення (якщо це вам потрібно). До того ж підказали, що потрібно просити у програміста з боку нашої програми, що саме він має зробити, щоб усе з’єдналось. Заздалегідь скажу, що вони і написали чітку інструкцію для нього і постійно були на зв’язку в нашому чаті.
Отже, ми домовились, погодили етапи. В цілому вся робота пройшла спокійно. В процесі розробники постійно показували, що зроблено, і питали, якщо щось неочевидне. Без сюрпризів і “а ми подумали, що вам так треба”.
Що маємо зараз
Тепер синхронізація даних правильно і взагалі налаштована між сайтом і програмою. Залишки оновлюються автоматично, не треба вручну перевіряти, що є в наявності. А якщо товару немає, то він просто позначається як “немає в наявності”. Клієнт бачить реальну ситуацію – ура!
Налаштували також, щоб замовлення з сайту автоматом потрапляє в програму. І ми, нарешті, почали займатись розвитком, а не переписуванням інформації. Менеджер більше не вигорає, а я не плачу за безглузду ручну роботу. А головне, що невже налагодився процес замовлень з сайту.
Оновлено 19.06.2025
